É muito comum ligarmos o piloto automático no escritório, executando sempre os mesmos afazeres sem questionar a estratégia da equipe. Por isso, separamos algumas dicas que você pode estar esquecendo e que farão toda a diferença para a produtividade da empresa.
Recomendamos que você teste uma ação por vez, para analisar o quão bem ela se encaixa com a dinâmica do ambiente - reproduzir conselhos cegamente é o oposto da proposta!
Então vamos lá:
Agenda compartilhada
Nossa mente definitivamente não é feita para memorizar afazeres e prazos. Conversar sobre projetos e tarefas que devem ser entregues sem definir e anotar datas, metas e detalhes (ou seja, apenas jogar ideias no ar) é equivalente a não fazer quase nada! Sem contar que você provavelmente terá que explicar diversas vezes a mesma coisa.
Uma ótima solução para isso é definir uma agenda que toda a equipe possa visualizar, editar e comentar! Assim, o gestor tem a visão da produtividade e de gargalos, e os colaboradores entendem tudo o que é esperado deles, sem deixar nada para trás.
O legal é que os antigos quadros brancos hoje foram substituídos por sofisticadas ferramentas síncronas que nos permitem registrar prazos, lembretes, prioridades e responsabilidades tudo em um! Esses são alguns exemplos que você pode testar:
- Monday
- Asana
- Todoist
- Google Agenda
- Notion
Promova um ambiente leve
É impossível ignorar esse tópico se você quer um ambiente de trabalho eficiente. Até mesmo nichos que trabalham com uma dose extra de pressão diária precisam ter trabalhadores com uma ótima comunicação entre si.
Relações que estão abertas para feedbacks, colaborações, e dúvidas só tem a agregar para a empresa - todos se sentem acolhidos, sentem-se bem e, consequentemente, entregam resultados melhores.
Aqui estão algumas maneiras de fazer isso:
- Criar pesquisas de satisfação internas
- Considerar e ouvir as sugestões de todos
- Promover encontros fora do horário de trabalho
- Oferecer e pedir ajuda quando necessário
- Realizar brincadeiras e competições saudáveis
Crie reuniões para discussão
As famosas reuniões periódicas! Acontece que elas são excelentes para ter uma noção de como as coisas estão em cada setor, se todos estão agindo conforme os seus deveres, enfim.
Outra vantagem é apontar os obstáculos e as conquistas da equipe, o que nos leva a uma boa ideia: registrar claramente todas as conclusões e combinados, e separar um bom tempo para que todos possam contribuir e ter insights.
Mas lembre-se: nenhuma reunião deve acontecer sem pauta, motivos e materiais definidos. Caso contrário, você estará desperdiçando tempo!
Priorize sempre
Tanta coisa é instantânea que nós queremos ser também. Mas acontece que você não vai mudar o mundo em um dia só: é preciso definir o que precisa ser feito primeiro. Por isso, ao observar sua longa lista de tarefas, separe algumas canetas coloridas e pergunte-se:
- O que deve ser entregue no menor tempo possível?
- O que leva mais e menos tempo?
- Preciso da ajuda de alguém para isso?
- Quando vou ter disponibilidade para resolver isso?
- Posso delegar isso para alguém?
- Isso é relevante?
lembre-se: equipe é um coletivo
Em outras palavras... Delegue tarefas igualmente sempre que puder! O conceito do trabalho em equipe é reunir esforços para atingir resultados em comum. Os conselhos anteriores se somam aqui: uma relação saudável entre os colegas significa mais confiança para distribuir deveres, além de mais conforto para pedir e oferecer assistência.
Essas são algumas das diversas coisas que você pode fazer! Certamente, as melhores dicas e ideias virão de dentro do escritório, pois vêm junto da experiência singular dos seus integrantes.
Bom trabalho!
Texto escrito por Giovana Tessari da Costa
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